【硬塞书摘】做简报,没有什幺比实际操作的基本功更重要了

任何专业都有其基本功,其背后就代表着「动作重複、时间持续、思绪集中」。随着日积月累的练习,形成某项熟练的技术,就有可能朝所谓的职人目标前进。但就目前职场世代与时代变化之下,职场上开始出现 I型、ㄇ型、T型、兀型、/斜槓等工作性质,代表某单项的专业情势已经开始产生变化,不再是传统所认知的职场观念与工作模式。

我观察目前职场上的所需技能,渐趋呈现「专业跨领域」与「学习简短化」的历程,原因在于现今科技应用与线上技术共享,今日要学一项新技能,从零分到六十分的学习时间路程缩短,儘管要突破至八十分仍需要相当的时间磨练,但对于职场人来说,两项六十分的半专业技能合併,可能会比单项九十分能够产生更大的综效。

例如同时具有基本的剪辑影片技术与网站架设基础、贩售锅具又懂烹煮料理者、家俱设计师与DIY手工製作等,两种技能结合能具有相辅相成的效果,当然要将专业技能提升至新的层次,还是需要持续练习与积累。

从开始学习基础简报,或是正在学习简报製作的职场人或许会有疑问,到底我该花多少心力来学习简报,需要多少小时才能达到基本功的门槛,我建议的时间比重是利用约百分之十至二十的下班后时间,来学习职场上百分之八十会遇到的简报类型即可。

【硬塞书摘】做简报,没有什幺比实际操作的基本功更重要了
为什幺不是花百分之百的时间来学习简报

因应不同产业、公司、职位与专长,在整个职场人生中,所需要学习的相关技能、角色思考、职场观念都不尽相同,使用简报的频率或需要製作简报的次数也有所差异,而且职场学习的範围包含软体、语言、技能或其他专长领域等,除非是常需要使用简报提案、常需要製作简报或资料给老闆或上司、常有简报接案需求者,不然对于一般职场人学习简报的比重,建议每週约在百分之二十以内的时间即可。

如果计算自己每週有十五小时的个人学习时间,简报学习时间约一週三小时以内就已足够,因为简报在职场上只是其中一种提案或发声工具,同时是一种集结逻辑、思考、视觉、沟通、策略的成果,透过其他活动的学习,也都在帮助简报逻辑与思考能力的提升。

简报练习方式不外乎是实际操作与持续思考并用。对于职场简报而言,藉由软体操作,将思考用画面呈现出来是最基本的需求,无论是使用Apple keynote、Microsoft PowerPoint或其他简报软体,找出自己使用起来最得心应手、并可互相转换通用格式的软体就好。

为什幺不一定要使用PowerPoint 或Keynote呢?对于每位职场人而言,所经历的职场问题、个人能力、年龄、职务、经验差异甚大,可能会遇到没有太多时间学习,而且对于简报製作完全是空白的经验,或是一週后就要立即产出简报、以前根本没有设计简报的相关经验,对于视觉设计根本不知从何学起,但又被上司要求简报内容要有美感;甚至完全没接触过简报的资深员工,却被逼着製作简报,对于软体操作完全外行……职场上有各种不同的情况,因此只要找到适合自身状况的简报软体,都是好的结果。

如何提升简报製作的基本功

我们可以从「文字图像化」与「操作模拟化」两个部分来解释,从沟通人到做简报的流程中,如何能更快了解对方需求,转化使用易懂的图像,并快速製作出来。

「文字图像化」的训练,是将一句话、一段文字或一篇文章,思考转变为简报的视觉内容过程。从阅读文字中抓出关键字和语意表达,思考要使用哪种类型的图表或图像呈现,并利用图表或图像架构,让受众透过阅读视觉页面,联想出想表达这一句话或一段话的意思。

「操作模拟化」的训练,则是例如看到网路上某一页的简报呈现、某一个画面、某一种简易动画,脑中就要开始思考该如何製作出一模一样的页面模拟或动画呈现,藉由快速思考软体操作的步骤,更能确认自己在操作的熟悉度与速度。

两者的训练皆代表着沟通的理解能力与页面的执行速度能力。重点是这两项能力不需要懂任何绘画技能,只是一些几何图形组合,绝对是可被学习的技能,甚至不需要打开电脑操作,只要平常走在路上就可以练习。

接下来,不用打开电脑,也不需要拿笔,请看完以下A、B、C三段文字后,利用各十秒钟在脑海中假想绘製出简报的画面:

各位是否在看到以上三种不同段落的文字,脑海中已经有了大致上的版面内容了?

针对A的想像,有可能是在一个图表内,长出两条曲线比较变化。也有可能是上、下各画出月份业绩金额的线段,在两条线段中间为解说上升或下降的趋势,或是两条累积长条图,除了可看出每日的业绩成长对比,也可以同时看到堆叠后的总业绩贡献。

针对B,看到百分比,马上就会联想使用圆饼图呈现,或是使用区域重叠方式,想要探索彼此之间的关係,甚至可以使用面积图,将人数与比例同时展现出来。

在假想C页面绘製的过程中,是否脑中就如同看教学影片一样,随着文字所述,滑鼠箭头移到某处,点击产生图形,箭头移到颜色处做选择修改,字体缩小成为18pt,再来调整对齐、置中等,整个版面製作过程已经快转并在脑中大致完成了?中途会不会有不清楚或卡住某一部分?

上述图表部分没有所谓对或错的答案,完全依照每个人的经验思考,这个练习通常出现在从沟通人阶段结束后与开始思考简报页面前的阶段,先将大致画面快速成型,如果在看到文字后,没有办法把文字转化成图像,并使用有逻辑的方式讲出来,或是在手写简报页面的配置与大纲时,脑中製作的过程中卡住,表示对于「文字图像化」与「操作模拟化」还不够熟悉。

持续这样练习,实际上的效果是什幺

通常在接到老闆或上司的文字指令讯息时,脑中会闪过大致的页面、排序、内容与图像,接下来只要快转如何製作出来,边用手写边思考的过程中,画面逐渐清晰,同时加强版面关联故事性,最后使用电脑製作的时间就会快速缩短。

另外我很喜欢做一种练习:在街道上看见某段文字或一张海报,读完文字或海报内容重点后,在脑中转化成一至二页的简报内容,重新呈现与这张海报相同的内容。或是如果在书籍或网站上看见喜欢的简报类型、版面、颜色案例等,也可以使用软体来练习从无到有,在多次绘製过程后,自然而然也就会增加基本功。

这种训练可以让自己快速抓出重点或关键字,并将文字转化成图像。整段过程有可能很快,或者需要花一些时间,这取决于自己对此段文字的理解程度为何。而在职场上,从沟通中直接抓到重点,并快速转化成为简报页面的视觉图像,就变成很重要的简报製作基本功。

本文内容出自商周出版 《一击必中!给职场人的简报策略书》,INSIDE 获作者郑君平本人授权引用。